Tính số bàn tiệc cưới thế nào cho đúng: đừng chia đôi rồi đặt
Có một chuyện mà cặp đôi nào lần đầu tổ chức cưới cũng gặp: đếm được 300 khách mời, chia 10, đặt 30 bàn. Nghe hợp lý mà thật ra sai. Sau khi quan sát trên 500 tiệc mỗi năm tại Lâm Hoa, mình thấy công thức đơn giản này thường lệch 5 – 8% so với số bàn thật cần đến.
Lệch theo hướng nào? Thường là đặt thừa. Cô dâu chú rể mời 300 người, chỉ khoảng 240 – 270 người thật sự đến. Đặt 30 bàn thì ngày cưới có 3 – 5 bàn trống, tốn 6 – 10 triệu chi phí bàn không dùng. Ngược lại, đôi khi lại thiếu — mời 200 nhưng khách kéo theo con cháu thành 220, phải bổ sung bàn sát giờ, ekip nhà hàng vất vả và thường tính phí bàn phát sinh cao hơn 20%.
Cách tính chuẩn mình hay hướng dẫn cô dâu chú rể có 3 bước. Không phức tạp, chỉ cần dành 30 phút hai vợ chồng ngồi xuống với danh sách khách mời chi tiết.
Bước 1: chia khách mời thành 3 nhóm rõ ràng. Nhóm A là khách chắc chắn đi — gia đình ruột thịt hai bên, đồng nghiệp gần văn phòng, bạn thân từ nhỏ. Nhóm B là khách có thể đi — bạn học cũ, họ hàng ở tỉnh, đồng nghiệp cũ đã chuyển công ty khác, khách phương xa. Nhóm C là khách xã giao — mời cho lịch sự, gia đình có 1 – 2 người đại diện, bạn của bố mẹ mà mình ít quen.
Chia được nhóm rồi thì đếm số người từng nhóm. Ví dụ: nhóm A có 150 người, nhóm B có 100, nhóm C có 50, tổng 300 khách mời.
Bước 2: nhân theo tỷ lệ realistic. Nhóm A: 90 – 95% đi (cứ lấy 92% để cân đối). Nhóm B: 60 – 70% đi (lấy 65%). Nhóm C: 40 – 50% đi (lấy 45%). Áp vào ví dụ trên: 150 × 92% = 138, 100 × 65% = 65, 50 × 45% = 22. Tổng: 138 + 65 + 22 = 225 khách thật sự đến.
Bước 3: chia 10 và cộng 2 bàn dự phòng. 225 chia 10 là 22.5 bàn, làm tròn thành 23 bàn. Cộng 2 bàn dự phòng cho khách phát sinh hoặc khách kéo theo (con cháu) thì đặt 25 bàn. Đây mới là con số thật sự cần.
So với công thức đơn giản 300 chia 10 = 30 bàn, cách tính này giúp anh chị tiết kiệm 5 bàn (khoảng 7 – 12 triệu tuỳ hạng menu tại nhà hàng tiệc cưới Lâm Hoa). Số tiền này đủ nâng cấp menu cho tất cả bàn còn lại, hoặc dùng cho gói trang trí sảnh đẹp hơn.
Có 3 lưu ý mà mình luôn nhắc thêm cho cô dâu chú rể. Một là số bàn cuối phải chốt với nhà hàng trước ngày cưới 3 ngày, sau đó phát sinh thêm phải trả phụ phí. Đừng chốt sát giờ. Hai là danh sách khách chi tiết nên có tên rõ ràng theo bàn — không ghi kiểu "bàn 3: nhà nội" mà phải ghi cụ thể "bàn 3: cô Lan, chú Bảy, anh Hùng, chị Mai…". Sơ đồ bàn có tên giúp phục vụ biết ngồi đâu, không lộn xộn.
Ba là mùa cưới cao điểm (tháng 10 – 12) thì tỷ lệ khách đi thường thấp hơn 5 – 10% so với mùa thường vì nhiều đám trùng ngày. Bù lại mùa thấp điểm (tháng 3, 6, 8) tỷ lệ khách đi cao hơn vì ít lựa chọn. Điều chỉnh tỷ lệ theo mùa cưới thực tế.
Nếu ngân sách cưới hạn chế và anh chị muốn tối ưu thêm, đọc bài 10 mẹo tiết kiệm chi phí cưới — có gợi ý cắt giảm chỗ nào mà không ảnh hưởng chất lượng. Hoặc tham khảo so sánh 3 gói cưới trọn gói để chọn gói phù hợp quy mô đã tính.
Có checklist 6 tháng chuẩn bị đám cưới đầy đủ ở bài checklist 42 việc — trong đó có mốc cụ thể T-2 tháng phải hoàn thiện danh sách khách chi tiết theo bàn.
Cuối cùng, con số bàn không phải là con số cứng. Càng đến gần ngày cưới, phản hồi khách càng rõ, mới chốt chính xác được. Nhưng có tính toán trước theo phương pháp trên thì anh chị đỡ hoang mang, đàm phán với nhà hàng dễ hơn, và không rơi vào cảnh đặt thừa quá nhiều hay thiếu bàn phút chót.
